Como organizar seus documentos em 5 passos
O conceito de “desordem” é relativo. Existem pessoas cuja produtividade atinge seu pico no chamado caos criativo. No entanto, no caso de armazenamento de documentos, incentivo você a domar esse caos e colocá-los em ordem. Veja neste artigo como organizar seus documentos em 5 passos
Como organizar documentos de forma eficiente e eficaz?
Passo 1: Classificação, ou como dividir documentos?
Sua tarefa nesta etapa é selecionar os documentos e definir o tipo de cada um deles. O método de divisão mais eficaz é aquele em que um tipo de documento é atribuído a um período de retenção.
Claro, pode haver vários tipos de documentos com a mesma categoria ou orgão emissor de arquivamento. No entanto, evite uma situação em que, dentro de um tipo, você tenha documentos com diferentes períodos de retenção.
Passo 2: Registros, como manter uma lista dos documentos que temos?
Os registros (lista, registro) são principalmente uma base de conhecimento sobre os documentos que você tem. Ao conduzi-lo de forma consciente e regular, você economiza tempo, dinheiro e espaço.
Ter um registro de documentos permite que você, membros de sua família ou colegas de forma fácil e rápida:
-em busca de documentos,
-selecionar documentos para destruição,
-marcação de documentos danificados.
Passo 3: Qualificação, ou seja, determinar por quanto tempo alguns documentos devem ser mantidos.
É preciso definir os prazos para manter os documentos, por quê? Em primeiro lugar, para:
-não destruir documentos que devemos manter por algum tempo,
-não guarde documentos por muito tempo, que podemos destruir com a consciência tranquila, assim… ganhando espaço para novos.
Você já sabe quais documentos possui e é justamente na determinação da data de armazenamento desses tipos específicos de documentos que você pode se concentrar.
E há mais dois passos pela frente, cuja implementação será mais fácil para você, nada mais do que uma qualificação devidamente conduzida.
Passo 4: Destruição, ou seja, selecionar e destruir documentos cujo prazo de armazenamento tenha expirado.
Para selecionar documentos que você pode destruir com segurança, use os registros que você já possui.
Verifique as datas de produção de documentos, calcule a data em que expira o período de armazenamento. Selecione-os dos documentos restantes, coloque-os em um local separado e, em seguida, destrua-os.
Lembre-se de realmente destruir os documentos, ou seja, pelo menos rasgá-los em pequenos pedaços. Se você tem um triturador, melhor ainda!
Por que realmente destruir esses documentos? Um dos principais motivos é… liberar espaço!
Há cada vez mais documentos a cada ano, mesmo que os documentos eletrônicos estejam se tornando cada vez mais populares, não ficaremos 100% livres do papel por muito tempo.
A destruição regular de documentos cujo prazo de armazenamento expirou permite-nos controlar o número de documentos em nossa posse e mantê-los em ordem.
Passo 5: Organizar, ou seja, escolher o método de armazenamento dos documentos.
Dê uma olhada em seus documentos, quantos deles você já pode destruir e quantos ainda mantém? Chegou a hora da última decisão, que é a escolha do método de armazenamento.
A escolha de materiais para armazenar documentos é importante também. Precisa colocar em caixa? Em saco plástico ou em um envelope de papel? Com certeza essa escolha é importante, tanto para documentos do trabalho, quanto para documentos pessoais.
Cada uma dessas 5 etapas é, na verdade, uma das etapas do processo de arquivamento de documentos.
Tente fazê-lo pelo menos uma vez por ano. Anote esta tarefa no calendário.
Espero que essas dicas simples ajudem você a organizar seu arquivo. Os documentos fazem parte das nossas vidas e vale a pena cuidar deles, também para poupar tempo e nervos no futuro, enquanto procuramos um documento específico numa pilha, papéis não ordenados!
